REGLEMENT INTERIEUR

Approuvé par le Conseil d’administration du 28 mars 2017
1. ORGANISATION
Voir article 11 des statuts.
Les adhérents ne peuvent être affectés qu'à une seule délégation, en principe celle dans laquelle se trouve leur domicile. Toutefois, à leur demande, ils peuvent être affectés à la délégation de leur choix.
Les délégations existantes à la date d’approbation de cette version sont listées en annexe 1
2. FONCTIONNEMENT DES DÉLÉGATIONS
Une conférence sera organisée par le secrétaire général sur une base bimestrielle entre les délégués pour échanger sur les bonnes pratiques et si nécessaires coordonner les actions.
En fonction des coûts et possibilités pratiques cette conférence pourra se tenir par téléconférence, visio-conférence, web conférence ou réunion.
3. ÉLECTIONS DES ADMINISTRATEURS ET DES DELEGUES
Le scrutin pour l'élection des administrateurs, des suppléants et des délégués est organisé au niveau national à l’initiative du président avec l’assistance du Bureau national.
Le scrutin est organisé par correspondance et à bulletin secret.
Les administrateurs, suppléants et délégués doivent être membres adhérents et sont élus parmi les membres adhérents de l’association à jour de leur cotisation.
Les mandats ont une durée de 4 ans, ils sont renouvelables.
Les mandats commencent le jour de la première réunion du conseil d’administration suivant l’élection et se terminent la veille du jour où les mandats suivants prennent effet.
4. FONCTIONNEMENT DU BUREAU NATIONAL
En cas d’empêchement temporaire du président, c'est le (la) vice- président(e) qui assure l’intérim pour la durée de l’indisponibilité du président avec la totalité des pouvoirs qui sont dévolus à ce dernier.
Le (la) secrétaire général(e) assure entre autres
- La maintenance des moyens opérationnels de l’association
- La rédaction et la diffusion des diverses convocations, comptes rendus et procès-verbaux de la tenue du registre de l’association et de la conservation des archives.
- La gestion du fichier national des adhérents,
Le (la) trésorier(e) assure entre autre la centralisation des comptes, la gestion des placements de l’association et les études budgétaires.
5. DEPENSES ET RECETTES
Les moyens à disposition de l’association doivent être gérés au mieux des intérêts des adhérents.
5.1 Affectation des cotisations et autres recettes
Le montant des cotisations des adhérents est partagé entre la délégation de rattachement et les services centraux sur une base définie annuellement par le conseil d’administration.
Les ressources particulières (dons, subventions,) que détiennent ou peuvent obtenir les délégations leur restent affectées.
Lorsque cela s’avère nécessaire et justifié le conseil d’administration peut approuver des reversements internes.
5.2 Suivi budgétaire
Les délégués font établir et transmettre au président.
- Chaque année avant la fin du mois d’octobre une prévision de clôture pour l’année n
- Chaque année avant la fin du mois d’octobre, un budget annuel pour l'année n+1
- Chaque année avant la fin du mois de février un compte rendu de l’exercice n-1.
Les comptes des délégations sont centralisés au niveau national par le trésorier.
5.3 Ordonnancement des achats (hors frais de déplacements)
Toute commande d’un montant supérieur à 500 € fait systématiquement l’objet d’une commande écrite approuvée par un signataire habilité.
Pour les commandes supérieures à 5 000 € l’approbation de deux délégataires autorisés est nécessaire.
Sont habilités à signer les commandes supérieures à 500 €:
- Le président, le vice-président, les délégués, le secrétaire général, le trésorier
5.4 Règlement des dépenses
Tous les règlements ne sont exécutés qu'après délivrance d’un ordre de paiement.
Sont habilités à signer les ordres de paiement.
- Le président, le vice-président, les délégués, le secrétaire général, le trésorier.
Tout ordre de paiement d’un montant supérieur ou égal à 5 000 € doit être obligatoirement approuvé par deux personnes disposant d’une délégation de signature sur le compte concerné.
Les ordres de paiement doivent être conservés avec leur avis d’exécution.
5.5 Frais de déplacements
La règle pour les déplacements est la recherche de la minimisation des dépenses.
Les modalités d'application de ces principes sont décrites en détails dans l’annexe 2.
Ces modalités peuvent être adaptées dans les délégations, après accord du président, pour tenir compte des particularismes locaux en veillant à ne pas affecter les comptes de l’association.
Les barèmes de remboursement sont actualisés annuellement.
Les notes de frais sont visées par le délégué avant règlement.
5.6 Ristournes commerciales
Certains prestataires ont coutume d’accorder des remises commerciales lorsque la prestation achetée ou négociée pour le compte des adhérents dépasse un certain prix.
Le bénévole en charge de la négociation devra systématiquement informer son interlocuteur que cette remise doit être accordée sous une forme qui permette son partage entre tous les bénéficiaires de la prestation achetée.


ANNEXE 1 – LES DELEGATIONS REGIONALES (Existantes à la date du 28 mars 2017)

AQU 16 – 17 – 19 – 23 – 24 – 33 – 40 – 47 – 64 – 87
DGS Raffinerie de Donges
EST 08 – 10 – 21 – 25 – 39 – 51 – 52 – 54 – 55 – 57 – 67 – 68 – 70 – 88 – 89 -90
IDF 75 – 77 – 78 – 91 – 92 – 93 – 94 – 95 – Outre-mer et Etranger
MPY 09 – 11 – 12 – 15 – 31 – 32 – 46 – 65 – 66 – 81 – 82
NDI 14 – 27 – 28 – 50 – 61 – 76
NRD 02 – 59 – 60 – 62 – 80
OST 18 – 22 – 29 – 35 – 36 – 37 – 41 – 44 – 45 – 49 – 53 – 56 – 72 –79 – 85 – 86
PAC 04 – 05 – 06 – 13 – 2A – 2B – 30 – 34 – 48 – 83 – 84
RHA 01 – 03 – 07 – 26 – 38 – 42 – 43 – 58 – 63 – 69 – 71 – 73 – 74



ANNEXE 2 - REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENTS

Les dispositions ci-après précisent l'application des principes énoncés à l'article n°5.5* du Règlement intérieur.
La règle pour les déplacements est la minimisation des dépenses globales.
TRAIN, BUS, MÉTRO
Les cartes payantes donnant droit à réduction de la part des organismes de transport peuvent être remboursées par l'association lorsqu'elles entraînent une économie significative.
AVION
L'usage du transport aérien ne peut se justifier que pour des raisons d'urgence ou si le coût est inférieur au coût train + hôtel.
VOITURE
Dans le cas où l'utilisation de la voiture est indispensable pour de courts déplacements, une indemnité peut être accordée à un taux forfaitaire fixé annuellement.
Si, par convenance personnelle, un administrateur se rend en voiture à une réunion dans une autre région, il est indemnisé sur la base du billet SNCF 2ème classe (à 100%).
PÉAGES, PARKING
Ils sont remboursés sur présentation des justificatifs.
TAXI
L'utilisation d'un taxi ne peut être envisagée qu'exceptionnellement, remboursement sur justificatif.
HOTEL
RESTAURANT

Les frais d'hébergement sont remboursés aux frais réels sur justificatifs.
Toutefois l'ensemble ne saurait, en aucun cas, dépasser un plafond fixé annuellement par le conseil d’administration.
Limitation: Nombre de nuits et de repas nécessaires au déroulement de la réunion, compte tenu des horaires des trains.
DÉPLACEMENT DES BÉNÉVOLES POUR ASSURER LES PERMANENCES
Le principe est qu'il ne doit rien leur en coûter en utilisant les transports en commun.
Le taux de remboursement maximum pour le transport, avec justificatifs, est égal à :
Km domicile /gare à un taux forfaitaire fixé annuellement + parking gare + abonnement au tarif approprié le moins cher.
Si, par convenance personnelle, le bénévole réalise le trajet domicile/bureau avec sa voiture, le remboursement maximum est calculé sur la même base que ci-dessus mais sans justificatif.
Le repas de midi est indemnisé sur une base forfaitaire fixée annuellement.
L’actualisation des plafonds et taux de remboursement sera faite annuellement et approuvée par le premier conseil d’administration de chaque année civile avec un effet non rétroactif.


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